Внедрение 1С документооборот

Электронный документооборот от 1С позволяет вести деятельность по согласованию документа в электронном виде. Система электронного документооборота 1С – это упорядоченная деятельность. В программе существует механизм принятия задач к исполнению. После того, как задача получена исполнителем, он ее может принять к исполнению, таким образом все заинтересованные сотрудники смогут увидеть – началось ли выполнение данной задачи либо нет. Соответственно, можно построить и отчет о задачах, принятых к исполнению и среднем времени принятия задач к исполнению.

В 1С: Документооборот ведется контроль сроков и результатов исполнения документов, как с использованием категоризации задач в представлениях документов, так и при помощи различных отчетов по исполнительской дисциплине.

• Приобретение, обновление и амортизация копировальной техники.
• Доставку документов в бумажном виде.
• Содержание архивов бумажных документов.

Происходит за счет быстрой автоматизированной передачи данных в 1С: Документооборот между сотрудниками, регламентации работы с документами как по срокам исполнения, так и по выбору исполнителей. Система 1С сама произведет направление документа в зависимости от заданного маршрута. Появляется возможность быстрого регламентированного оформления документов, группировок по различным критериям и организация поиска как по реквизитам, так и по содержимому файлов, автоматизации формирования отчетности.

Программа 1С: Документооборот позволяет осуществлять всю деятельность с рабочего места, объединять в систему коллективы или команды людей, находящихся в разных городах. В 1С организована маршрутизация документов по бизнес-процессам и каждый бизнес-процесс привязан к определенному типу документа.

В системе делегирование организовывается при помощи ролевой маршрутизации. В этом случае, при смене исполнителя задачи оперативно попадают на исполнение к новому сотруднику. В 1С: Документооборот автоматизирована работа не только с документами, но и с файлами, которые возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности организации, например, проектные материалы, черновики, результаты обсуждений и другие.

«1С: Документооборот» позволяет создавать файлы с помощью заранее подготовленных шаблонов. Для хранения файлов предусмотрена структура папок. Файлы распределяются по папкам. Доступ сотрудника к папке может быть ограничен заданными правами доступа. Использования файловой структуры, структуры внутренних документов и наличие номенклатуры дел позволяет использовать продукт одновременно бизнес пользователям и сотрудникам секретариатов и канцелярий.

В соответствии с положением о документообороте или инструкцией по делопроизводству организации в программе 1С ведется работа с архивом документов организации. Настраивается номенклатура дел, которая в дальнейшем используется для списания в дело исполненных документов. Специалистом, ответственным за архив вносятся сведения о передаче дел в архив, о количестве томов каждого дела, нормативные сроки хранения и местоположение каждого дела в архиве. Это позволяет вести учёт дел, переданных на архивное хранение, и облегчает их поиск в архиве.